Organizzazione eventi: perché gli SMS sono utili e come usarli

Uno degli strumenti più efficaci per la comunicazione degli eventi è l'SMS. Vediamo in questo articolo come usarlo al meglio nell'organizzazione eventi.
Sms per eventi
17 Aprile 2017
Organizzare eventi è un'attività enormemente complessa, che richiede di mettere in gioco una grande varietà di abilità diverse, di gestire molte risorse contemporaneamente e soprattutto di misurarsi con sfide sempre nuove. Quando si organizzano eventi corporate, specie se di grandi dimensioni, la comunicazione è un elemento essenziale e può articolarsi in modi diversi e rispondere a diverse esigenze, per questo è essenziale, per un professionista di questo settore, conoscere tutti gli strumenti che la tecnologia mette a sua disposizione. Nonostante il proliferare di nuovi mezzi di comunicazione, uno dei mezzi più efficaci per comunicare rapidamente con molti destinatari - che si tratti di inviati o di membri del proprio team - esiste ormai da oltre vent'anni. Pochi strumenti, infatti, hanno eguagliato fino a ora la praticità e l'efficacia degli SMS.

Eventi: i vantaggi di comunicare via SMS

Uno degli obiettivi perseguiti negli ultimi anni, da un'agenzia di comunicazione, è l'eliminazione progressiva della comunicazione stampata. Riuscire a gestire tutti i processi di accreditamento senza stampare una sola pagina, per esempio, è un eccellente risultato che si può raggiungere facilmente grazie a un utilizzo intelligente degli SMS.

Un altro ovvio vantaggio di questa tecnologia lo si riscontra nell'onnipresenza di telefoni e smartphone. Quando ci muoviamo possiamo fare a meno di tutto, ma non del telefono, che è la nostra connessione costante con il nostro mondo. Dal punto di vista di un organizzatore di eventi, il telefono è il canale migliore per far arrivare in modo sicuro le informazioni più importanti al proprio target. A differenza dei contenuti online, un SMS può essere ricevuto anche in assenza di connessione dati (il che è particolarmente utile in contesti internazionali) e il suo contenuto viene salvato automaticamente sul dispositivo, così da poter essere consultato in qualsiasi momento. Inoltre, mentre un'email o un messaggio sui social media può passare inosservato, l'SMS è sempre accompagnato da una notifica - non a caso questa forma di comunicazione presenta percentuali di apertura dei messaggi e di feedback positivo di svariate volte superiori a quelle di newsletter e social media.

Le informazioni più importanti, al momento giusto

Quando si organizza un evento, la gestione dei tempi è essenziale e coordinare attività che coinvolgono grandi numeri di partecipanti può essere incredibilmente complesso. Il successo di un evento dipende in buona parte dalla capacità di gestire una tabella di marcia lunga e articolata e in questo gli SMS possono essere uno strumento fondamentale.

Un messaggio è il modo più rapido ed economico di ricordare agli ospiti le specifiche dell'evento, come data, luogo e ora, ma soprattutto di comunicare tempestivamente cambiamenti di programma o imprevisti.

Marketing ed eventi: il messaggio giusto, in poche parole

Lavorare nel settore degli eventi corporate richiede capacità di comunicazione molto specifiche, che si rendono ancora più importanti quando la comunicazione avviene attraverso messaggi brevi e concisi, come devono essere gli SMS.

Sintetizzare le informazioni importanti è un'operazione più complessa e delicata di quanto si creda, soprattutto quando ci si occupa di business. Una comunicazione poco efficiente, un'informazione imprecisa o inesatta possono compromettere il risultato finale, danneggiando l'azienda o il brand che ha commissionato l'evento.

Come ottimizzare la comunicazione via SMS per un evento

INDIVIDUARE I DESTINATARI: il messaggio che si manda al team organizzativo non sarà lo stesso che si manda agli invitati o agli speaker. Onde evitare confusioni è bene individuare per tempo liste precise di destinatari, in modo da poter dividere le proprie comunicazioni in blocchi distinti e funzionali.

AVERE UN CALENDARIO PRECISO: quando si approssima un evento, le scadenze non sono le stesse per tutti. Se è opportuno mandare una notifica agli invitati il giorno prima, per ricordare loro l'inizio dell'evento, è probabile che i collaboratori debbano essere allertati su più scadenze nel corso della giornata. Una volta ultimata la fase di organizzazione dell'evento, è utile programmare l'invio di messaggi specifici per notificare a ognuno, col dovuto anticipo, quali saranno i momenti più importanti della giornata.

CREARE CONTENUTI CHIARI: un SMS non è una pagina web o un post social e non permette di articolare contenuti troppo lunghi. Per quanto la tecnologia permetta di mandare messaggi lunghi, non è comunque consigliabile bombardare i propri invitati con blocchi di testo pieni di informazioni. Meglio selezionare le informazioni più importanti e organizzarle in ordine di importanza (per esempio: nome dell'evento, luogo, data, ora, requisiti per l'ingresso) in modo che siano leggibili, chiari e facili da ricordare. Se si vogliono comunicare molte informazioni, ad esempio l'elenco degli speaker del proprio evento, offerte concomitanti o momenti salienti del programma, è bene suddividere la comunicazione in più messaggi ben distribuiti nel tempo.

DOSARE LA COMUNICAZIONE: chi ha dato il consenso a ricevere SMS informativi su un evento o una promozione, raramente si dichiara infastidito da questo tipo di comunicazioni. È anzi altamente probabile che i vostri ospiti apprezzeranno una notifica che li aiuti a ricordarsi dell'evento e fornisca loro informazioni utili. Se avete intenzione di inviare più messaggi, tuttavia, fate in modo di non concentrarli in uno spazio troppo stretto, onde evitare di far risultare invasiva la vostra comunicazione.

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