Software per gestione appuntamenti (e prenotazioni online)

In questa guida vedremo passo passo cosa fare e qual è la soluzione più giusta per te, anche in base agli strumenti che utilizzi ad oggi. Consiglio: arriva fino alla fine, perché siamo sicuri che tra queste righe, troverai la risoluzione ai tuoi problemi 🤓

Se preferisci la versione video, eccola:

Gestione appuntamenti con promemoria [cosa fare]

Stai cercando un sistema semplice ed economico per la gestione appuntamenti della tua attività? Ecco le migliori soluzioni!

Gestione appuntamenti su carta: i limiti

Ok, avevamo detto che ti avremmo aiutato a trovare la soluzione più adatta alla tua attività, partendo da quello che già utilizzi. Però se ora prendi gli appuntamenti su un calendario "cartaceo", fermati un attimo.

Forse se stai leggendo questa guida non sei convinto sia la soluzione migliore, e a dire la verità hai proprio ragione. Vediamo perché NON usare un sistema di gestione appuntamenti cartaceo (segnare appuntamenti su calendario a mano):

❌ non puoi inviare notifiche e promemoria automatici via SMS o email
❌ se il cliente disdice - o vuole cambiare orario - è un pasticcio
❌ vuoi dare la possibilità ai clienti di prenotare l'appuntamento dal tuo sito web o dai social? Con il cartaceo non lo puoi fare.

Vedrai che non appena ti sveleremo le possibilità che hai, quello che ti consentono di fare e il loro (bassissimo) costo, non avrai più dubbi 😉

Gestione appuntamenti con Google Calendar

Utilizzi il servizio gratuito Google Calendar per fissare gli appuntamenti dei tuoi clienti? In pochi semplici passaggi puoi collegare il Calendario Google a Smshosting ed inviare un SMS o email promemoria in maniera automatica.

Perché è importante inviare un promemoria? Beh, quando salta un appuntamento perché il cliente si dimentica di venire, c'è una spiacevole perdita di tempo e di soldi.
Ok, puoi sempre sperare che il cliente non dimentichi l'appuntamento (incrocia le dita che sia una persona percisa 🤞) oppure consegnare il classico foglietto con scritto il giorno dell'appuntamento. Il problema è che il più delle volte queste soluzioni si dimostrano inefficaci.

Ecco allora che entrano in gioco gli SMS o email promemoria appuntamento collegate proprio al tuo Google Calendar. Funzionano in automatico, ti basterà:

• registrarti gratuitamente a Smshosting
• collegare il tuo calendario Google > collega ora
• inserire quanto prima vuoi che venga mandato il promemoria e cosa scrivere nel messaggio

Se per esempio decidi che venga inviato un SMS il giorno prima dell'appuntamento, tu preoccupati solo di fissare l'appuntamento su Google Calendar e il messaggio promemoria partirà da solo il giorno prima.

Google Calendar è uno strumento gratuito, semplice, che probabilmente già utilizzi. Ti basta collegare Smshosting et voilà, non perderai più tempo.

Ecco un breve video che ti spiega come funziona:

Promemoria Google: come inviare promemoria appuntamento (via SMS)

Gestisci al meglio gli appuntamenti con Google Calendar e Smshosting. Ecco come inviare un promemoria Google via SMS.

Il servizio di promemoria appuntamento collegato a Google Calendar è incluso Piano Premium di Smshosting. > Prova gratis Smshosting per 30 giorni, senza carta e senza alcun obbligo d'acquisto 👇

Gestione appuntamenti con le prenotazioni online: come funziona

Non utilizzi Google Calendar? Se stai cercando un software per la gestione appuntamenti completo e facile da usare, abbiamo la soluzione ✅

Sì, potrebbe sembrare che abbiamo la soluzione sempre a tutto eh? 😉 No, non è vero, solo che la gestione degli appuntamenti è davvero un punto su cui abbiamo da sempre dedicato energie e tempo. Perché crediamo sia fondamentale per molte attività: parrucchieri, centri estetici, medici liberi professionisti, studi dentistici, agenzie di comunicazione. Insomma, qualsiasi attività che offra un servizio o una consulenza.
E il nostro obiettivo è proprio quello di supportare le attività con i migliori strumenti.

Ma torniamo a noi. La soluzione di cui ti stavamo parlando è la funzione Prenotazioni, che trovi nel tuo account Smshosting (inclusa nel Piano Premium senza costi aggiuntivi). É la funzionalità perfetta per organizzare al meglio il calendario appuntamenti, inviare notifiche e gestire i promemoria automatici.

La gestione appuntamenti con le prenotazioni online funziona in modo molto semplice e ti consente una gestione completa e immediata del tuo calendario. Ecco un breve video che ti spiega come 👇

Gestione delle Prenotazioni Online (semplice ed automatica)

Non dovrai più preoccuparti di gestire prenotazioni, appuntamenti e meeting. Con Smshosting risparmi tempo (tu, ma anche gli altri!)

Cerchiamo di approfondire meglio l'argomento e capire passo passo come utilizzare il software per la gestione appuntamenti di Smshosting.

1. Crea il tuo calendario

Puoi decidere di creare uno o più calendari, a seconda delle tue esigenze. Se gestisci più punti vendita, potresti creare un calendario per ciascuna attività. Oppure avere il tuo calendario abituale e se ogni tanto fai degli eventi o delle serate particolari, puoi creare un calendario dedicato a quell'evento singolo e gestire così le prenotazioni!
Intanto procedi con la configurazione del primo calendario, impostando alcune semplici regole:

• Inserisci un elenco dei servizi che offri (es. taglio, piega, colore), una breve descrizione e la durata di ogni servizio⏰. Se hai bisogno di qualche minuto tra un appuntamento e l'altro, imposta l'intervallo e in automatico calcoleremo noi il tempo di lasco tra gli appuntamenti.

• Inserisci il limite di posti per ciascun servizio. Gli utenti possono prenotare un appuntamento nello stesso orario solo se i posti non sono esauriti. Per esempio, se nel tuo centro estetico siete in 3, puoi dare la disponibilità di 3 posti nello stesso arco di tempo.

• Inserisci le tue disponibilità, indicando giorni e orari lavorativi:

• Stabilisci se i clienti possono modificare o cancellare il proprio appuntamento. Questa opzione la puoi abilitare o disabilitare con un clic.

2. Scegli se ricevere i pagamenti direttamente online

Una delle possibilità più interessanti della gestione appuntamenti con il sistema prenotazioni online, è proprio la possibilità di consentire ai clienti di prenotare l'appuntamento o il servizio in autonomia e di pagare comodamente online.

Vuoi fare un test e vedere come funziona? 👉 Clicca qui, è una landing page di prova che abbiamo creato con Smshosting, così puoi prenotare e vedere come funziona anche il sistema di pagamento (tranquillo, non utilizzeremo in alcun modo i dati da te inseriti e se provi ad effettuare il pagamento vedrai che non funziona 😊).

Quali sono i vantaggi della gestione prenotazioni con pagamento online?
✔ Non dovrai più pensare ad organizzare il calendario e alle transazioni, ce ne occupiamo noi
✔ Scegli se ricevere il pagamento nel tuo PayPal, Stripe oppure direttamente nel conto corrente tramite bonifico bancario
✔ Puoi vendere i tuoi servizi direttamente dal tuo sito web o da una landing page (appuntamenti, lezioni, corsi, quello che desideri!), facendo prenotare direttamente ai clienti

3. Configura messaggi e promemoria

Con la gestione degli appuntamenti online hai il grande vantaggio di poter inviare SMS e email per:

• avvisare il cliente se la prenotazione è stata confermata o rifiutata
• confermare di aver ricevuto una modifica o una cancellazione dell'appuntamento da parte del cliente (possibilità opzionale che puoi decidere di abilitare o meno)
• configurare un messaggio di promemoria, per evitare che il cliente si dimentichi l'appuntamento
• inviare un SMS o email post-appuntamento, con una richiesta di recensione. Questo ultimo punto è molto interessante, perché come ben sai le recensioni sono fondamentali per la tua attività e sono uno dei fattori che Google prende in considerazione anche nella local SEO. Ecco un esempio di SMS che potrebbe inviare un ristorante 👇

4. Condividi il link del calendario

A questo punto hai configurato tutto. Non ti resta che tenere aperto il calendario in un tablet, smartphone o PC e inziare a segnare gli appuntamenti.

Facciamo un esempio: gestisci un salone di parrucchiere. Imposti tutti i servizi e i posti disponibili, inserisci il link del calendario sulla tua pagina Facebook e fai prenotare ai clienti direttamente da lì. Non avrai più il telefono che squilla in continuazione e ti potrai dedicare con più calma al tuo lavoro ❤️

Inoltre, se hai configurato il pagamento online, potresti gestire ancora più velocemente il tutto, avendo già incassato la transazione. Ecco un esempio di un calendario per un salone di parrucchieri. Per inserirlo in questa pagina del sito abbiamo usato la funzionalità "incorpora" (che trovi in Smshosting). Se ti va prendi spunto 😉👇

Gestione appuntamenti: il potere della marketing automation

A seconda delle tue esigenze, scegli quindi se usare i promemoria appuntamento da Google Calendar oppure la funzionalità Prenotazioni. Entrambe le possibilità sono vincenti ⭐ perché lavorano con la marketing automation. Cioè? Si tratta di un processo automatico, che è stato realizzato dai nostri sviluppatori, per fare alcune "azioni" al posto tuo (come inviare il promemoria puntuale).

La marketing automation è importantissima per darti una mano a gestire il rapporto con i clienti e il tuo marketing. Sebbene il termine possa sembrare un po' complesso, in realtà non lo è. Anzi, ti semplifica la vita!

In Smshosting troverai tante funzioni basate sulla marketing automation, per esempio:
✔ fidelity card digitali e messaggi automatici in base agli acquisti
✔ workflow e serie di benvenuto
✔ SMS o email di compleanno

Ed ora tocca a te!

Sei pronto per iniziare a gestire al meglio i tuoi appuntamenti? Affidati a Smshosting, è la scelta migliore che puoi fare. E se non sai bene come muoverti dopo aver creato il tuo account gratuito, ci puoi sempre contattare:

📞 0437 30419
📧 assistenza@smshosting.it
💬 chat online direttamente qui dal sito
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