Comunicazioni automatiche ai collaboratori: soluzioni ed esempi

Come automatizzare la comunicazione con i dipendenti, collaboratori o fornitori in modo da non perdere ore a scrivere messaggi, inviare email o fare telefonate?
Comunicare con collaboratori
27 Marzo 2020
Comunicare con i propri dipendenti, fornitori o collaboratori è una delle necessità di qualsiasi azienda. Se i tuoi dipendenti non sono molti, la cosa è semplice: scrivi loro un messaggio o una chiamata e tutto si risolve.
Ma quando parliamo di realtà medio grandi, come possiamo automatizzare la comunicazione per non perdere ore a scrivere messaggi, inviare email o fare telefonate?
Proprio in questi giorni abbiamo notato un aumento dell'utilizzo della nostra piattaforma, e in particolare degli SMS, per gestire la comunicazione interna nell'attuale situazione di emergenza.
Sperando di dare utili spunti, abbiamo raccolto in questo articolo idee e suggerimenti per inviare comunicazioni professionali e automatiche in modo economico, semplice, immediato.

SMS automatici

Non solo SMS
Conclusioni

Se preferisci la versione video, eccola:

Comunicazioni automatiche ai collaboratori: soluzioni ed esempi

🔴 Come automatizzare la comunicazione con i dipendenti, collaboratori o fornitori in modo da non perdere ore a scrivere messaggi, inviare email o fare telefonate?

SMS automatici

Partiamo dalla cosa più semplice: gli SMS. Ad oggi sono ancora lo strumento più efficace quando dobbiamo comunicare delle cose:

  • Brevi
  • Professionali
  • Importanti

Esatto, importanti. L’SMS infatti ha un tasso di lettura pari al 98%, ciò significa che praticamente tutti leggono il tuo messaggio. Se la stessa comunicazione la invii via email, il tasso di lettura medio scende al 22%. Ciò non significa che le email non vanno usate (anzi, come vedremo dopo hanno sicuramente la loro utilità), ma semplicemente quando devi avere la certezza di ricezione, meglio usare gli SMS. Vediamo alcuni esempi e casi di utilizzo.

Invio di credenziali

Stai proponendo ai dipendenti un corso online? Qualche giorno fa siamo stati contattati da un Istituto Comprensivo: avevano la necessità di inviare a ciascun docente le credenziali di accesso ai corsi online sulla sicurezza.
Le credenziali erano diverse per ciascun docente e comprendevano:

  • Codice scuola (comune ai docenti della stessa scuola)
  • Utente
  • Password

Avevano quindi in mano il file Excel con i dati organizzati in diverse colonne (nome, cognome, n. cellulare, email, codice scuola, utente, password). Non potevano però girare il file completo a tutti i docenti, ovviamente per una questione di privacy. Lo step iniziale della segreteria era stato quello di inviare manualmente un’email a ciascun docente con le credenziali. Avendo più di 200 docenti era però un processo veramente lungo e con possibilità di errore elevata.

Cosa gli abbiamo consigliato di fare? È veramente semplicissimo e implica pochi minuti di lavoro.

  1. Andare nella sezione “invio SMS da excel” (non avevano l’esigenza di importare questi dati in rubrica, perché non gli sarebbero più serviti) e caricare il file
  2. Configurare l’import indicando quali colonne devono essere utilizzate per l’invio
  3. Comporre il testo dell’SMS usando i “segnaposto” relativi alle colonne
  4. Nella schermata riassuntiva ci sono degli esempi di SMS che verranno inviati. Come vedi nello screenshot qui sotto, i “segnaposti” nell’SMS verranno automaticamente sostituiti con il dato corretto di ogni singolo docente presente nel file excel.

Che te ne pare? Efficace, veloce, semplice. Questo era un esempio, ovviamente può essere declinato per qualsiasi altra esigenza similare 😊 Se non hai i numeri di cellulare dei destinatari, ma solo gli indirizzi di posta elettronica, puoi fare la stessa cosa come le email.

Invio di informazioni

In questi giorni gli SMS vengono utilizzati per dare aggiornamenti, informazioni e disposizioni ai dipendenti. Proprio in un momento di emergenza come adesso è importantissimo avere uno strumento per comunicare in modo immediato, sicuro ed efficace anche a livello interno.
Molte aziende hanno usato nelle scorse settimane e continuano ad usare gli SMS per comunicare:

  • cambi dell’orario lavorativo
  • disposizioni di carattere logistico
  • stop alle attività
  • aggiornamenti su situazione Covid19

In questi casi in cui è fondamentale avere la certezza che il messaggio arrivi e venga leggo, gli SMS sono il canale migliore. Caricando l’elenco dei contatti in rubrica, con nome, cognome e numero di cellulare (e volendo altre informazioni che ritieni opportune) hai un filo diretto con i dipendenti. In pochi minuti invii un messaggio a migliaia di contatti, è veramente questione di clic.



Appuntamenti e scadenze

Un altro obiettivo che possiamo raggiungere con gli SMS è segnalare/ricordare appuntamenti o scadenze. Questo è utile sia verso i dipendenti o collaboratori, sia verso i fornitori.
Facciamo un esempio: la tua azienda deve assumere nuovi dipendenti e hai fissato una serie di colloqui nei prossimi 15 gg. Se segni ciascun appuntamento su Google Calendar e imposti la relativa automazione (> scopri di più), puoi inviare in automatico un SMS promemoria il giorno prima dell'appuntamento o qualche ora prima (questo lo decidi tu).

Un'altra possibilità è l'invio di SMS o email automatiche in base a scadenze. Per esempio: ogni qualvolta scade il contratto ai tuoi dipendenti, hai bisogno di convocarli in ufficio per dare loro le direttive sul proseguio del contratto.
Bene, senza accollarti l'onere di avvisare i dipendenti "manualmente" (con la possibilità di dimenticarti/sbagliare) puoi:

  1. Esportare dal gestionale o preparare tu stesso un file excel in cui inserisci nome, cognome, n. di cellulare e data di scadenza contratto (più altre eventuali informazioni)
  2. Caricare il file nella sezione "invio da excel" (come per l'invio di credenziali)
  3. Comporre il testo del messaggio es. #col1, la aspettiamo in ufficio personale domani alle 11 per aggiornarla sulla scadenza del contratto.
  4. Scegliere l'invio programmato, selezionare la colonna con la data di scadenza del contratto e decidere quanti giorni prima inviare l'SMS e a che ora.
  5. Ecco il riepilogo degli SMS che verranno inviati:

In questo caso, ti consigliamo di fare l'operazione una volta ogni mese o due mesi, in modo da caricare dati sempre aggiornati (se lo fai all'inizio dell'anno potrebbero cambiare in corso d'opera i dati).

Non solo SMS

Come abbiamo visto, gli SMS sono lo strumento più sicuro ed immediato per comunicare con dipendenti, collaboratori e fornitori. Ma ci sono anche altri strumenti che puoi utilizzare nella comunicazione aziendale interna, come email, landing page, form. Vediamo qualche esempio.

🔴 Le comunicazioni automatiche che puoi inviare con gli SMS, possono essere inviate anche con le email, sempre dalla piattaforma Smshosting. Attenzione però: valuta l'importanza della comunicazione e tieni sempre conto che le email possono sfuggire nella casella di posta elettronica, gli SMS no. Quindi valuta tu stesso di volta in volta il canale più adatto.

🔴 I 160 caratteri dell'SMS non bastano? Vuoi inviare una comunicazione importante ai dipendenti, quindi decidi di usare il canale SMS così sei sicuro che lo ricevano. Ma la comunicazione è lunga, come fare?
Ci sono due soluzioni:

  • puoi allegare all'SMS un documento PDF (magari su carta intestata) in cui inserisci la comunicazione
  • puoi inserire nell'SMS il link ad una landing page, ovvero una pagina web che puoi creare tu stesso in pochi minuti, in cui inserisci tutte le informazioni che desideri.

Per esempio, nei giorni scorsi un'azienda che fornisce mangimi ha inviato ai propri clienti e fornitori un SMS di questo tipo:

In questa situazione difficile la nostra azienda continua ad operare seguendo precise norme comportamentali. Quali? Ecco i dettagli: vqui.it/IyFed

Il link nell'SMS porta ad una landing page in cui sono spiegate tutte le norme utilizzate in questo momento dall'azienda.
PS. Vuoi capire come creare una landing page? Ecco il video tutorial:

Come creare una Landing Page

Come creare una landing page se non hai competenze specifiche? È semplice, non serve avere un sito web ed è gratuito!



🔴 Stai organizzando un evento aziendale e vuoi raccogliere le partecipazioni? Invia un SMS o un'email a tutti i dipendenti scrivendo un messaggio di questo tipo:

"Sabato 29 aprile sei inviato alla cena aziendale per festeggiare i 5 anni di attività. Ci teniamo tanto che tu ci sia, conferma la tua presenza qui: https://vqui.it/w/GG4IAcnr"

Prova a cliccare sul link 😉 Come vedi, porta ad un form web come questo in cui richiedi di confermare la parecipazione alla cena:

Se provi a compilarlo, vedrai che ti arriverà in automatico un SMS di risposta 😊
Volendo, puoi inserire il form in una landing page, per renderlo esteticamente più bello. Ti basterà creare il form e inserirlo nella pagina web che crei dall'apposita sezione.

Conclusioni

Ci siamo: con una panoramica in questo articolo abbiamo riassunto le varie possibilità di automatizzare le comunicazioni con dipendenti, fornitori o collaboratori. Come vedi, ci sono diversi canali e molteplici obiettivi che puoi soddisfare. Il primo step è iscriverti ad Smshosting, è grauito e puoi iniziare da qui. Buon lavoro 💪

Pronto per inviare comunicazioni automatiche ai dipendenti? Con Smshosting è semplice ed economico 💪

Prova gratis senza vincoli
Promo +10% Extra Credito SMS
fino a fine mese.

Compilando il modulo acconsenti al trattamento dei dati personali secondo l'informativa Privacy. Leggi informativa.