Comunicazione interna: soluzioni pratiche (strumenti ed esempi)

Riuscire a trasmettere in modo efficace le comunicazioni a tutte le figure interne di un'azienda è importante e in alcuni casi fondamentale.
Se l'azienda è piccola, la questione è anche più semplice, perché si può scambiare due parole di persona e accordarsi su eventuali soluzioni. Ma se un'azienda inizia ad essere medio grande, come possiamo automatizzare la comunicazione interna?

In questo articolo troverai la soluzione ad alcune esigenze comuni ad aziende ed organizzazioni. Ti spiegheremo come procedere e quali strumenti utilizzare. Buona lettura 😊

Indice:
Comunicazione interna: obiettivi
Comunicazione interna: gli strumenti
SMS per la comunicazione interna

• Invio di credenziali
• Avvisi
• Appuntamenti e scadenze

Comunicazione interna: le newsletter
Consigli bonus
Conclusioni

Se preferisci la versione video, eccola:

Comunicazione interna: soluzioni pratiche (strumenti ed esempi)

Come migliorare la comunicazione interna con SMS automatici, email e CRM? Ecco una guida pratica per risolvere i problemi più comuni.

Comunicazione interna: obiettivi

Quali sono i principali obiettivi della comunicazione interna? Che sia un'azienda, un'organizzazione o una no profit, in linea di massima gli obiettivi della comunicazione interna sono i seguenti:

• motivare e coinvolgere dipendenti, collaboratori e stakeholder
• inviare informazioni di servizio
• condividere notizie aziendali e traguardi raggiunti
• accorciare le distanze tra "chi prende le decisioni" e chi ne deve venire a conoscenza.

Molte volte quello che si vede nelle aziende è una sorta di "telefono senza fili": l'informazione parte dall'altro, viene trasmessa in modo scorretto o distratto tra le varie parti, causando incomprensioni interne.

Comunicazione interna: gli strumenti

Quali sono gli strumenti più utili per la comunicazione interna? Non esiste una risposta "giusta", perché a seconda del tipo di azienda, del profilo dei dipendenti/collaboratori e del tipo di messaggio ci sono soluzioni differenti.

Si potrebbero usare applicazioni come Slack, per chat aziendali e canali di gruppo, oppure Telegram, WhatsApp, gruppi Facebook o blog aziendali.

Ci sono però due canali che possiamo definire degli "evergreen" perché sono sempre efficaci e non tramontano mai:

• SMS
• email e newsletter

In questo caso ciò che ti serve è una piattaforma per la gestione dei contatti e per l'invio di comunicazioni. Smshosting è una soluzione completa, che ti permette di tracciare ed inserire tutte le informazioni che desideri su collaboratori e dipendenti, per inviare comunicazioni mirate ed efficaci.

SMS per la comunicazione interna

Quando parliamo di SMS, non ci riferiamo ai messaggi di testo inviati dal cellulare, ma intendiamo gli SMS da PC, ovvero inviati da piattaforme come Smshosting, che ti permettono di selezionare liste di contatti e fare invii massivi.

Gli SMS ad oggi sono uno degli strumenti più efficaci quando dobbiamo comunicare delle informazioni:

• brevi
• professionali
• importanti

Esatto, importanti. L’SMS infatti ha un tasso di lettura pari al 98%, ciò significa che praticamente tutti leggono il tuo messaggio. Se la stessa comunicazione la invii via email, il tasso di lettura medio scende al 22%. Ciò non significa che le email non vanno usate (anzi, come vedremo dopo hanno sicuramente la loro utilità), ma semplicemente quando devi avere la certezza di ricezione, meglio usare gli SMS. Vediamo alcuni esempi e casi di utilizzo.

Comunicazione interna: invio di credenziali

Stai proponendo ai dipendenti un corso online? Qualche giorno fa siamo stati contattati da un Istituto Comprensivo: avevano la necessità di inviare a ciascun docente le credenziali di accesso ai corsi online sulla sicurezza.
Le credenziali erano diverse per ciascun docente e comprendevano:

• Codice scuola (comune ai docenti della stessa scuola)
• Utente
• Password

Avevano quindi in mano il file Excel con i dati organizzati in diverse colonne (nome, cognome, n. cellulare, email, codice scuola, utente, password). Non potevano però girare il file completo a tutti i docenti, ovviamente per una questione di privacy. Lo step iniziale della segreteria era stato quello di inviare manualmente un’email a ciascun docente con le credenziali. Avendo più di 200 docenti era però un processo veramente lungo e con possibilità di errore elevata.

Cosa fare in questo caso? È veramente semplicissimo e implica pochi minuti di lavoro. Una volta creato l'account gratuito Smshosting, gli step da seguire sono:

1. Andare nella sezione “invio SMS da excel” (non avevano l’esigenza di importare questi dati in rubrica, perché non gli sarebbero più serviti) e caricare il file.
2. Configurare l’import indicando quali colonne devono essere utilizzate per l’invio.
3. Comporre il testo dell’SMS usando i “segnaposto” relativi alle colonne.
4. Nella schermata riassuntiva ci sono degli esempi di SMS che verranno inviati. Come vedi nello screenshot qui sotto, i “segnaposti” nell’SMS verranno automaticamente sostituiti con il dato corretto di ogni singolo docente presente nel file excel.

Che te ne pare? Efficace, veloce, semplice. Questo era un esempio, ovviamente può essere declinato per qualsiasi altra esigenza similare 😊 Se non hai i numeri di cellulare dei destinatari, ma solo gli indirizzi di posta elettronica, puoi fare la stessa cosa come le email.

Comunicazione interna: avvisi

Ne abbiamo avuto la prova con la pandemia: poter comunicare in modo immediato, sicuro ed efficace ai propri collaboratori e dipendenti è fondamentale.
Anche in questo caso gli SMS sono molto utili per inviare direttive e informazioni come:

• cambi dell’orario lavorativo
• disposizioni di carattere logistico
• stop alle attività
• aggiornamenti su situazione Covid19

In questi casi in cui è fondamentale avere la certezza che il messaggio arrivi e venga leggo, gli SMS sono il canale migliore.
Con Smshosting puoi:

• caricare l’elenco dei contatti in rubrica, con nome, cognome, numero di cellulare, email e tutte le informazioni che desideri (es. ruolo in azienda, tipologia di contratto ecc...)
• suddividere i contatti in liste o segmentare i contatti in base a specifiche esigenze (es. collaboratori esterni dello stabilimento di Milano)
• inviare SMS e newsletter con un clic, per avere un filo diretto costante e aggiornato.

Appuntamenti e scadenze

Un altro obiettivo che possiamo raggiungere con gli SMS è inviare promemoria appuntamento o avvisi scadenza. Questo è utile sia verso i dipendenti o collaboratori, sia verso i fornitori.

Facciamo un esempio: la tua azienda deve assumere nuovi dipendenti e hai fissato una serie di colloqui nei prossimi 15 gg. Se segni ciascun appuntamento su Google Calendar e imposti la relativa automazione, puoi inviare in automatico un SMS promemoria il giorno prima dell'appuntamento o qualche ora prima (questo lo decidi tu).

Un'altra possibilità è l'invio di SMS o email automatiche in base a scadenze. Per esempio: ogni qualvolta scade il contratto ai tuoi dipendenti, hai bisogno di convocarli in ufficio per dare loro le direttive sul proseguio del contratto.
Bene, senza accollarti l'onere di avvisare i dipendenti "manualmente" (con la possibilità di dimenticarti/sbagliare) puoi:

1. Esportare dal gestionale o preparare tu stesso un file excel in cui inserisci nome, cognome, n. di cellulare e data di scadenza contratto (più altre eventuali informazioni)
2. Caricare il file nella sezione "invio da excel" (come per l'invio di credenziali)
3. Comporre il testo del messaggio es. #col1, la aspettiamo in ufficio personale domani alle 11 per aggiornarla sulla scadenza del contratto.
4. Scegliere l'invio programmato, selezionare la colonna con la data di scadenza del contratto e decidere quanti giorni prima inviare l'SMS e a che ora.
5. Ecco il riepilogo degli SMS che verranno inviati:

In questo caso, ti consigliamo di fare l'operazione una volta ogni mese o due mesi, in modo da caricare dati sempre aggiornati (se lo fai all'inizio dell'anno potrebbero cambiare in corso d'opera i dati). Ecco un video tutorial che ti mostra nel dettaglio come procedere con Smshosting:

Come inviare SMS programmati da Excel

Come inviare SMS programmati a partire dai dati presenti in un foglio Excel o CSV?

Comunicazione interna: le newsletter

Le newsletter sono un ottimo canale per mantenere un filo diretto con collaboratori e dipendenti. La parola chiave è semplicità:

• per chi riceve la newsletter, perché la può leggere comodamente da smartphone o computer
• per l'azienda che la invia, perché basta un clic per inviare la newsletter a tutti i dipendenti e collaboratori.

Per iniziare ti basterà caricare tutti i contatti in Smshosting, organizzarli in liste (consigliato) e strutturare un piano di newsletter efficace.

Cosa inviare nella newsletter aziendale

E a livello di contenuto? Cosa inviare? Sicuramente questo dipende molto dal tipo di azienda, dal settore e da chi sono i dipendenti. Ecco qualche spunto da cui puoi partire:

• nuovi prodotti
• sviluppo del nuovo sito web aziendale o di strumenti utili alla diffusione del brand
• notizie di settore
• statistiche e report
• informazioni interessanti come possibilità di formazione interna o benefici particolari a cui poter avere accesso
• eventi aziendali

Creare una newsletter significa partire da un obiettivo, sviluppare il tema e rendere la narrazione quanto più possibile accattivante. Una newsletter non è un'email di testo, ma si tratta di un insieme di testi, immagini e "call to action" (inviti all'azione).

In questo video tutorial ti spieghiamo come creare una newsletter grafica con l'editor Smshosting:

Email editor: come creare una newsletter in pochi minuti

In questo video vediamo passo passo come creare un'email da zero in pochi minuti.

Comunicazione interna aziendale: consigli bonus

Come abbiamo visto, gli SMS sono lo strumento più sicuro ed immediato per comunicare ai dipendenti, collaboratori e fornitori. Ma ci sono anche altri strumenti che puoi utilizzare nella comunicazione aziendale interna, come email, landing page, form. Vediamo qualche esempio.

🔴 Le comunicazioni automatiche che puoi inviare con gli SMS, possono essere inviate anche con le email, sempre dalla piattaforma Smshosting. Attenzione però: valuta l'importanza della comunicazione e tieni sempre conto che le email possono sfuggire nella casella di posta elettronica, gli SMS no. Quindi valuta tu stesso di volta in volta il canale più adatto.

🔴 I 160 caratteri dell'SMS non bastano? Vuoi inviare una comunicazione importante ai dipendenti, quindi decidi di usare il canale SMS così sei sicuro che lo ricevano. Ma la comunicazione è lunga, come fare?
Ci sono due soluzioni:

• puoi allegare all'SMS un documento PDF (magari su carta intestata) in cui inserisci la comunicazione
• puoi inserire nell'SMS il link ad una landing page, ovvero una pagina web che puoi creare tu stesso in pochi minuti, in cui inserisci tutte le informazioni che desideri.

Per esempio, nei giorni scorsi un'azienda che fornisce mangimi ha inviato ai propri clienti e fornitori un SMS di questo tipo:

In questa situazione difficile la nostra azienda continua ad operare seguendo precise norme comportamentali. Quali? Ecco i dettagli: vqui.it/IyFed

Il link nell'SMS porta ad una landing page in cui sono spiegate tutte le norme utilizzate in questo momento dall'azienda.
PS. Vuoi capire come creare una landing page? Ecco il video tutorial:

Come creare una Landing Page

Come creare una landing page se non hai competenze specifiche? È semplice, non serve avere un sito web ed è gratuito!

🔴 Stai organizzando un evento aziendale e vuoi raccogliere le partecipazioni? Invia un SMS o un'email a tutti i dipendenti scrivendo un messaggio di questo tipo:

"Sabato 29 aprile sei inviato alla cena aziendale per festeggiare i 5 anni di attività. Ci teniamo tanto che tu ci sia, conferma la tua presenza qui: https://vqui.it/w/GG4IAcnr"

Prova a cliccare sul link 😉 Come vedi, porta ad un form web come questo in cui richiedi di confermare la partecipazione alla cena:

Se provi a compilarlo, vedrai che ti arriverà in automatico un SMS di risposta 😊
Volendo, puoi inserire il form in una landing page, per renderlo esteticamente più bello. Ti basterà creare il form e inserirlo nella pagina web che crei dall'apposita sezione.

Conclusioni

Ci siamo: con una panoramica in questo articolo abbiamo riassunto le varie possibilità di automatizzare la comunicazione interna a dipendenti, fornitori o collaboratori. Come vedi, ci sono diversi canali e molteplici obiettivi che puoi soddisfare. Il primo step è iscriverti ad Smshosting, è gratuito e puoi iniziare da qui. Buon lavoro 💪

Per qualsiasi domanda, puoi contatta la nostra assistenza:
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