IMPORTA DA EXCEL O CSV

video tutorial import Excel CSV

 

Per caricare nella rubrica online molti contatti contemporaneamente è possibile utilizzare l'importazione a partire da:

  1. un File Excel o un File CSV
  2. un File con elenco di numeri "non strutturati"

L'importazione dei contatti è accessibile dal menù contestuale alla funzione di "Liste Contatti" .

Importazione liste di contatti GSM da Excel o CSV

Il metodo più rapido per caricare liste di contatti è l'importazione a partire da un file Excel o CSV. Nel primo passo della procedura è possibile scaricare un file modello Excel o CSV con l'intestazione completa per la propria rubrica online. Nel caso siano stati aggiunti campi personalizzati l'intestazione conterrà già i nomi corretti anche per questi.

 

E' possibile caricare anche file Excel o CSV con intestazione mancante o errata. In questo caso il processo di importazione prevede un secondo passaggio in cui indicare le corrispondenze tra le colonne del file importato ed i campi della rubrica. E' possibile anche indicare di non importare le colonne eventualmente presenti nel file Excel o CSV che non siano utili per le campagne SMS.

SMSHosting consente l'invio di SMS in tutto il mondo per cui è necessario che i numeri di cellulare caricati siano nel formato internazionale e comprendano il prefisso internazionale (39 per l'italia) .
Molte volte però i dati esportati da gestionali di aziende che lavorano prevalentemente in Italia contengono i numeri di cellulare con il solo prefisso del gestore (TIM, Vodafone, etc) e contengono oltre alle cifre anche separatori come spazi o barre (es. "335 3432434" , "347/1234567" , "348-0987654" ) .
Per ovviare a questo problema la procedura di importazione rileva automaticamente problematiche di questo tipo nel campo numero e suggerisce di utilizzare l'opzione "correggi numeri per l'italia" che ripulisce automaticamente i numeri da caratteri non numerici ed aggiunge il prefisso internazionale nel caso manchi.

 

Se un contatto importato è già presente in rubrica un contatto con lo stesso numero di cellulare (country, prefisso e numero),viene eseguito l'aggiornamento del contatto trovato. In caso contrario viene inserito un nuovo contatto.

I contatti caricati possono essere inseriti direttamente in uno o più liste utilizzando il campo "gruppo" che segue le seguenti regole:

  • Se il gruppo non è già presente ne viene creato uno nuovo.
  • Se un contatto fa parte di più gruppi i nomi dei gruppi devono essere inseriti sempre nella colonna 'gruppo' separati da virgola.
  • Se la colonna gruppo viene lasciata vuota e il contatto non era già presente in rubrica il contatto viene assegnato al gruppo 'non assegnato'.Se il contatto era invece già presente in rubrica la colonna 'gruppo' vuota indica che devono essere lasciate inalterate le associazioni pre-esistenti.
  • Per assegnare al gruppo 'non assegnato' un contatto precedentemente associato ad un vostro gruppo,inserire nella colonna 'gruppo' la dicitura 'non assegnato'.

Al temine dell'importazione contatti nel caso vi siano degli errori è possibile scaricare il report che evidenza tutte le righe non importabili per eventualmente correggere gli errori e procedere ad una nuova importazione.

File CVS: regole di formattazione

Il comma-separated values (abbreviato in CSV) è un formato di file basato su file di testo utilizzato per l'importazione ed esportazione (ad esempio da fogli elettronici o database) di una tabella di dati.

Non esiste uno standard formale che lo definisca, ma solo alcune prassi più o meno consolidate.

  1. i campi sono separati da virgola e vengono racchiusi tra doppi apici se contengono virgole;
  2. le linee sono separate da un carattere 'a capo';
  3. è preferibile non lasciare spazi prima e dopo i campi (se intenzionali, tali spazi vanno racchiusi tra doppi apici);
  4. per rappresentare un carattere di doppio apice in un campo occorre raddoppiarlo e racchiudere il campo tra doppi apici: " diventa "";

esempio CSV
Esempio file csv

File Excel: regole di formattazione

  1. tutti i campi, compresi i campi country, prefisso e numero devono essere formattati come testo (non come numero o altro)

esempio Excel
Esempio file excel

Consiglio

Sebbene sia comodo lavorare in Excel e sia previsto l'import diretto di questo tipo di files (sia .xls che .xlsx) a volte vi sono delle complicazione nella formattazione dei campi. Consigliamo in caso di problemi nel caricamento di convertire il file Excel in file CSV evitando qualsiasi problema di formattazione delle colonne.

Guida in formato PDF per la conversione da excel a cvs .

File con elenco di numeri "non strutturati": pulizia automatica

Questa funzione è molto utile nel caso si sia in possesso di un elenco di numeri di telefono, magari esportati da un software presente in azienda, non ben formattati e contengano ad esempio caratteri come spazi, barre, punti o altro.

La funzione è accessibile dal tab "importa contatti"  della sezione rubrica.

La procedura carica infatti l'elenco dei numeri di telefono direttamente da un'area di testo in cui è possibile incollare i contatti da pulire o da un file di testo contenente un numero per riga. 

import contatti cellulare

L'operazione automatica di pulizia segue la seguente logica:

  1. Vengono rimossi per ogni riga tutti i caratteri non numerici
  2. Se il numero è valido viene caricato
  3. Se non è valido prova ad aggiungere in testa al numero il +39 (prefisso internazional italia)
  4. Se il numero è valido viene caricato
  5. Se il numero non è valido viene scartato